·ÉËÙÖ±²¥

Terdapat dokumen penting yang perlu disimpan dengan baik-baik oleh setiap orang karena saat hilang atau rusak proses mengurusnya tidaklah mudah, salah satunya ada ijazah. Lantas, bagaimana tata cara mengurus ijazah yang hilang?

KBBI mendefinisikan ijazah sebagai surat tanda tamat belajar. Pengertian ijazah juga dapat dimaknai sebagai izin yang diberikan oleh guru kepada muridnya untuk mengajarkan ilmu yang diperoleh si murid dari gurunya.

Lebih lanjut, Anjar Priandoyo dalam bukunya 'Langsung Sarjana' menjelaskan ijazah adalah bukti yang menunjukkan seseorang telah menyelesaikan pendidikan. Ijazah berwujud sebuah dokumen yang baru didapatkan oleh seseorang setelah berhasil menuntaskan tanggung jawabannya pada tingkat pendidikan tertentu. Ijazah juga termasuk dokumen yang sangat penting dan tidak bisa dengan mudah didapatkan begitu saja.

Maka tak heran, tidak sedikit orang yang berusaha menjaga baik-baik ijazah mereka. Meskipun begitu, mungkin ada kondisi tertentu yang membuat seseorang justru kehilangan ijazah atau malah membuat ijazah miliknya rusak.

Oleh sebab itu, cara mengurus ijazah yang hilang dengan mendapatkan SKPI menjadi informasi yang mungkin diperlukan. Simak baik-baik penjelasannya berikut ini, ya.

Apa Itu SKPI?

Sebelum mengetahui cara mengurus ijazah secara lengkap, terlebih dahulu mari mengenal tentang istilah SKPI. Secara umum, SKPI adalah akronim dari Surat Keterangan Pengganti Ijazah.

Menurut buku 'Perlindungan Arsip Vital dan Penanganan Arsip Pascabencana' karya Indah Novita Sari dan Widiatmoko Adi Putranto, dapat diketahui bahwa saat seseorang mengalami ijazah yang hilang atau rusak akan mendapatkan pengganti yang berwujud surat keterangan pernah belajar atau lulus dari institusi pendidikan tertentu. Artinya, seseorang yang kehilangan ijazah tidak akan mendapatkan pengganti yang sama dengan aslinya.

Surat keterangan yang dimaksud disebut juga sebagai SKPI atau Surat Keterangan Pengganti Ijazah. Mengingat proses penggantian ijazah yang tidak akan mendapatkan pengganti yang sama seperti aslinya, maka ijazah termasuk dalam arsip yang vital.

Arsip vital adalah sebuah arsip yang dokumen yang membutuhkan prioritas perlindungan sesuai dengan kebutuhan. Hal tersebut perlu dilakukan karena arsip vital biasanya terdiri dari dokumen yang berguna hingga masa-masa yang akan datang.

Terkait dengan SKPI, juga telah tertuang di dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 29 Tahun 2014. Di dalam Pasal 1 angka 6, dijelaskan bahwa SKPI atau Surat Keterangan Pengganti Ijazah merupakan surat pernyataan resmi dan sah yang berpenghargaan sama dengan ijazah atau Surat Tanda Tamat Belajar (STTB).

Tata Cara Mengurus Ijazah yang Hilang

Lantas, bagaimana cara mengurus ijazah yang hilang agar mendapatkan SKPI? Dikutip dari laman Portal Informasi Indonesia, dijelaskan bahwa ada sejumlah tahapan yang dilakukan oleh seseorang dalam proses mengurus ijazah yang rusak atau hilang.

Tahapan-tahapan tersebut melibatkan polsek, sekolah, hingga Dinas Pendidikan setempat. Adapun langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk mengurus ijazah yang rusak atau hilang adalah sebagai berikut.

1. Pemohon dapat mendatangi kantor polsek setempat untuk mengajukan laporan kehilangan barang atau surat-surat.
2. Pemohon menyampaikan kondisi yang terjadi, baik itu kerusakan atau kehilangan ijazah.
3. Pemohon menandatangani surat kehilangan yang telah dibuat dan fotokopi surat tersebut agar memiliki salinan.
4. Pemohon dapat mendatangi sekolah sebagai tempat yang menerbitkan ijazah tersebut.
5. Pemohon bisa mengajukan permohonan dibuatkan SKPI kepada bagian tata usaha sekolah dengan menjelaskan kondisi yang terjadi, baik itu kerusakan atau kehilangan ijazah.
6. Pemohon lalu menunjukkan surat laporan kehilangan yang sudah didapatkan dari pihak polsek.
7. Pemohon akan menerima SKPI yang telah ditandatangani oleh kepala sekolah di atas materai dan diberi cap basah.
8. Pemohon mengajukan permohonan legalisir fotokopi ijazah.
9. Pemohon kemudian segera datang ke kantor Dinas Pendidikan sesuai dengan domisili atau asal ijazah diterbitkan.
10. Pemohon akan menerima SKPI yang dilengkapi tandatangan oleh pihak pejabat yang berasal dari Dinas Pendidikan.
11. Pemohon menerima SKPI yang telah dilengkapi tanda tangan kepala sekolah dan pejabat Dinas Pendidikan untuk disimpan baik-baik dan dapat dilakukannya legalisir terhadap dokumen tersebut.
12. Apabila sekolah pemohon sudah tidak ada, maka prosesnya bisa langsung dilakukan di kantor Dinas Pendidikan setempat.
13. Pemohon harus membawa syarat kelengkapan dokumen yang dibutuhkan. Baik itu di polsek, sekolah, hingga Dinas Pendidikan.

Syarat Mengurus Ijazah yang Hilang

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, pemohon perlu menyiapkan dokumen kelengkapan agar pengajuan SKPI bisa diproses. Dirangkum dari laman Disdikbud Kendal, disampaikan bahwa ada persyaratan khusus yang disesuaikan dengan kondisi pemohon.

Ada persyaratan yang bisa dibawa oleh pemohon apabila sekolah masih ada, tetapi terdapat juga syarat khusus saat sekolah sudah tutup atau tidak lagi beroperasi. Kemudian ada juga syarat yang diperuntukkan saat pemohon tidak memiliki satu pun dokumen salinan ijazah karena alasan tertentu. Sebagai gambaran bagi masyarakat, berikut syarat-syarat mengurus ijazah yang hilang.

Syarat Ijazah Hilang (Apabila Sekolah Masih Beroperasi)

Pada syarat ini pemohon dapat mendatangi sekolah terlebih dahulu. Setelah mendapatkan SKPI yang ditandatangani oleh kepala sekolah, pemohon bisa melanjutkan prosesnya ke Dinas Pendidikan. Berikut syarat yang perlu dibawa:

1. Surat keterangan laporan kehilangan dari pihak kepolisian
2. Fotokopi ijazah asli
3. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)
4. Fotokopi rapor atau buku induk pemohon
5. Pasfoto 3x4 cm sebanyak 2 lembar
6. Surat keterangan pengganti ijazah yang telah diterbitkan oleh sekolah dan ditandatangani kepala sekolah
7. Surat pernyataan tanggungjawab mutlak dengan dibubuhi meterai

Syarat Ijazah Hilang (Apabila Sekolah Tidak Lagi Beroperasi)

Saat sekolah tempat menempuh pendidikan sudah tidak ada atau tak lagi beroperasi, pemohon tetap dapat mengajukan SKPI atas kerusakan atau kehilangan ijazah. Syarat-syarat yang dipersiapkan nantinya dapat dibawa langsung ke Dinas Pendidikan. Adapun syarat yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Surat keterangan laporan kehilangan dari pihak kepolisian
2. Fotokopi ijazah asli
3. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)
4. Fotokopi rapor atau buku induk pemohon
5. Pasfoto 3x4 cm sebanyak 2 lembar
6. Surat pernyataan tanggungjawab mutlak dengan dibubuhi meterai

Syarat Ijazah Hilang (Apabila Tidak Ada Dokumen Salinan)

Berbeda dengan situasi sebelumnya, saat tidak ada dokumen salinan sisa dari ijazah asli pemohon, maka ada syarat tambahan yang perlu dipersiapkan. Simak sejumlah syaratnya berikut:

1. Surat keterangan laporan kehilangan dari pihak kepolisian
2. Fotokopi ijazah asli
3. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)
4. Fotokopi rapor atau buku induk pemohon
5. Pasfoto 3x4 cm sebanyak 2 lembar
6. Surat pernyataan tanggungjawab mutlak dengan dibubuhi meterai
7. Surat pernyataan saksi 2 orang teman seangkatan sekolah yang dibubuhi meterai
8. Ijazah asli, fotokopi ijazah, dan fotokopi KTP saksi

Terkait dengan syarat ijazah hilang harus melampirkan surat pernyataan saksi teman seangkatan juga telah diatur secara resmi di dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 29 Tahun 2014. Melalui Pasal 7 ayat (1) dijelaskan bahwa:

"Penerbitan surat keterangan pengganti ijazah/STTB karena (ijazah yang asli) hilang atau rusak tidak dapat dibaca sebagian atau seluruhnya bagi pemohon yang tidak ada data diri pada sekolah maupun dinas setempat tapi pemohon memiliki bukti 2 (dua) orang saksi teman lulus satu angkatan pada sekolah yang sama, dilakukan kepala satuan pendidikan yang bersangkutan dengan syarat pemohon dapat menunjukkan Surat Keterangan Kehilangan dari kepolisian, Surat Pernyataan Tanggungjawab Mutlak ditanda tangani di atas materai dan menghadirkan 2 (dua) orang saksi teman lulus satu angkatan pada sekolah yang sama."

Sementara itu, apabila data diri pemohon tidak terdaftar dalam satuan pendidikan tertentu maupun tidak bisa menunjukkan bukti, maka akan ada syarat yang melibatkan kepolisian. Hal ini juga telah diatur secara resmi dalam peraturan yang sama, tepatnya Pasal 7 ayat (2). Adapun bunyi dari ayat tersebut adalah sebagai berikut:

"Penerbitan surat keterangan pengganti ijazah/STTB karena ijazah yang asli hilang atau rusak bagi pemohon yang tidak ada data dirinya pada salah satu jenjang pendidikan atau lebih maupun dinas setempat dan pemohon tidak memiliki bukti apapun, dilakukan oleh kepala dinas kabupaten/kota yang membidangi pendidikan setempat dengan syarat pemohon dapat menunjukkan Surat Keterangan kehilangan dari kepolisian, Surat Pernyataan Tanggungjawab Mutlak ditanda tangani di atas materai dan harus melalui proses penyidikan oleh Kepolisian dibuktikan dengan Berita Acara Pemeriksaan."

Demikian tadi rangkuman cara mengurus ijazah yang hilang lengkap dengan syarat dan sekilas tentang SKPI. Semoga informasi ini membantu.